Co je to Shop Floor Management

Rád bych vám představil podnik ABCD. Velká strojírenská firma se skoro 5 tisíci zaměstnanci, která vyrábí částečně pro automobilový průmysl a částečně komponenty pro jiné oblasti strojírenství. Tento podnik je součástí velké nadnárodní korporace a zaměstnanci jsou hrdi na to, že jejich produkty jsou nejenom v běžných autech, ale i ve formulích 1 a na vesmírných družicích a sondách.

Když jsem tento podnik poprvé před pěti lety navštívil, procházel revolucí. Ta spočívala jednak v tom, že se měnila nejnižší část organizační struktury a takzvaná "mistrovská" organizace byla změněna na "týmlídrovskou". Znamenalo to, že úseky, které byly vedeny mistry a zahrnovaly 70 až 100 pracovníků byly rozděleny na týmy po 10 až 15 lidech a v čele každého týmu stál team leader či počeštěně "tým lídr". Tito vedoucí týmu mají své pracovní stoly přímo na dílně, v optimálním případě vidí na své pracovníky a mají to ke každému ze strojů jen pár kroků, aby byli svým lidem na blízku a mohli řešit vzniklé situace ihned na místě. Druhým revolučním krokem bylo zavádění Shop Floor managementu. Podnik už řadu let zkoušel uplatňovat různé postupy lean managementu a metodicky usiloval o neustálé zlepšování (kaizen). Shop Floor management byl tedy důležitým systémovým prvkem, který měl podporovat techniky lean managementu a neustálého zlepšování. V podniku už v té době například existoval systém tahu a rozpracovaná výroba byla umisťovaná do supermarketů, z nichž si jí odebírali pracovníci provádějící další výrobní operace. Nástrojů štíhlé výroby, nebo pokusů o tyto nástroje zde bylo víc, ale to není až tak důležité pro tento článek.

Shop Floor management byl tedy dalším krokem, který zde má napomáhat dalšímu rozvoji štíhlého managementu a štíhlého myšlení. Shop Floor překládáme do češtiny jako dílnu nebo výrobu. Management znamená řízení (v tomto případě řízení výroby) zaměřené na dosažení určitého cílového výkonu. Pojem "Shop Floor management" (SFM) zahrnuje řadu řídících úloh, které provádějí manažeři různých stupňů pro realizaci výroby. Shop Floor management můžeme považovat také za soubor nástrojů řízení na výrobním pracovišti, které vedou k přidávání hodnoty zpracovávané produkci. Zahrnuje jednak řadu vizuálních prostředků (grafy s ukazateli, schémata, barevné značení, fotografie apod.), dále systematický reporting sledovaných ukazatelů a s tím spojené řídící rituály v podobě různých stupňů komunikace, která je založena především na takzvaném "daily walku" ve výrobě (viz později).

V praxi to vypadá tak, že každý vedoucí týmu má u svého pracovního stolu nástěnky nebo panely, na nichž jsou umístěny grafy se sledovanými ukazateli, do nichž průběžně zaznamenává stav těchto ukazatelů, dále tyto vizuální panely například obsahují plány pracoviště, které umožňují vedoucímu plánovat obsazení strojů nebo pracovních stanic, aktuální úkoly pracoviště, informace s telefonními čísly a jmény na spolupracující partnery z jiných úseků, výsledky různých druhů auditů, mapu toku hodnoty, přihrádky pro podávání zlepšovacích úloh, kontrolní seznamy pro opakující se činnosti vedoucího, apod. Konkrétní konečnou podobu těchto panelů si podniky navrhují samy podle svých potřeb a podmínek. Na některých pracovištích je tabule vedoucího doplněna o monitor, na němž se mohou některé sledované ukazatele promítat. U sledovaných čísel je důležité, že jsou zaznamenávány v aktuálním čase, například na konci směny (někde i častěji), aby se mohly signalizované problémy hned řešit. Píšu to proto, protože jste možná také narazili na organizace, kde se zaměstnanci dozvídají, že bylo něco špatně až s měsíčním odstupem, kdy sekretářka přepíše sesbíraná data do informačního systému. V takovém případě se řeší problémy mnohem hůř a pracoviště může produkovat i několik dnů neshodné výrobky nebo manažeři nemají aktuálně přehled o rozsahu nějakého problému.  

Vizuální panely poskytují zpravidla dobrou osnovu a informace pro předávání směn na pracovišti. Vedoucí z odcházející směny má před sebou grafický postup, co všechno musí sdělit vedoucímu nastupující směny, aby mohla výroba plynule pokračovat. Dále poskytuje každá vizuální tabule důležité informace pro reportování nadřízenému. Nyní se dostávám k výše uvedenému pojmu "daily walk". Jedná se o pravidelný rituál na pracovišti, jehož účelem je předávání hlášení vedoucímu nadřízeného stupně. Představme si to tak, že například každý den ráno mezi 8.00 a 8.15 hodinou si vedoucí výroby obejde všechny své podřízené vedoucí týmu a ti mu nahlásí podle záznamů na svém panelu hodnoty sledovaných ukazatelů. Jestliže se vyskytly například problémy s kvalitou, které je potřeba řešit za pomoci vyššího vedoucího, tak se vyšší vedoucí seznámí s problémem, aby ho potom mohl řešit třeba s logistikou nebo s údržbou. Vedoucí výroby si získané údaje zaznamená na svých panelech, které má ve výrobním úseku a v 8.45 podává hlášení u svého vizuálního panelu svému nadřízenému. Tak to kaskádovitě postupuje až ke generálnímu řediteli. V podniku ABCD, má každý z vyšších manažerů své vizuální tabule ve výrobě nebo v zasedacích místnostech blízko výroby. Každý z nich tak může v případě určitého problému jít na místo a přesvědčit se, nebo si pozvat k vysvětlení někoho ze zaměstnanců. Důležité je, že se vyšší vedoucí dostávají pravidelně do výroby a mohou se přesvědčit o aktuální situaci na místě. Daily walků vyšších manažerů se účastní i zástupci podpůrných útvarů - logistika, údržba, řízení kvality apod. - aby mohli přenést řešení vzniklých úloh na své podřízené.

Vysvětloval mi kdysi jeden vyšší manažer z ABCD, že zavedení daily walku nebylo vůbec jednoduché. On se svými třemi podřízenými měsíc nacvičovali průběh daily walku, než tento rituál představili vedoucím týmů, a začali je to učit. Potřebovali mít jistotu, že promysleli opravdu všechno potřebné. Také je potřeba si uvědomit, že zavedení vizuálních tabulí, provádění záznamů a daily walků není něco, co se jeden den zavede, a od dalšího dne to funguje bez problémů. Ve společnosti ABCD byla tato revoluce podpořena koučováním manažerů na všech stupních. Od vedení podniku až po vedoucí týmů. Během koučování si prohlubovali návyky spojené s využíváním vizuálních panelů Shop Floor managementu, s uplatňováním principů neustálého zlepšování a lean managementu, ale také dovednosti spojené s komunikací a vedením podřízených. Vyšší manažeři se také učili využívat i jednotný systém plánování času, který se v podniku využívá.

Výhody Shop Floor managementu vidím především v tom, že všichni vedoucí mají k dispozici aktuální údaje o výrobě a instrukce, co mají v průběhu dne dělat, a co mají dělat v případech, když něco neprobíhá podle plánu, pokazí se zařízení nebo dojde k nějaké mimořádné události. Umožňuje to zkracovat prostoje na minimum a řešit výrobní problémy v aktuálním čase. Není to jenom způsob, jenž reaguje na problémy, ale v řadě případů dokáže vést manažery k tomu, že predikují určité problémy a dokážou udělat opatření, ještě dříve, než tyto problémy vzniknou. Tabulkám a grafům na vizuálních panelech snadno porozumí i obyčejní zaměstnanci, takže mohou vidět, jestli plní pracoviště cíle nebo ne. Mohou pak přemýšlet o tom, jak přispět ke zlepšení. Na vizuálních tabulích vedoucích týmů je i místo pro podávání zlepšovacích návrhů, za něž jsou zaměstnanci odměňováni.

Při dobře fungujícím Shop Floor managementu jsou všechny potřebné informace o specifikách pracoviště k dispozici takovým způsobem, že i cizí člověk, který na pracoviště přijde, získá rychle přehled o úlohách, procesech a cílech daného týmu, a o tom, jak tým své úlohy zvládá.

Shop Floor management není jen nástroj controllingu, ale jde o relativně rozsáhlý soubor nástrojů efektivního řízení, který podporuje zlepšování, zavádění a udržování štíhlých, hospodárných procesů a činností na pracovištích.

Shop Floor management mají dnes zavedeny stovky podniků v Česku i na Slovensku. Když podniky se zavedeným Shop Floor managementem navštívím, působí to na mě vždy velmi pozitivně a vím, že stejně pozitivně a důvěryhodně to působí i na potenciální zákazníky, když nějaký provoz navštíví. Je to jeden ze znaků toho, že podnik usiluje o efektivnost a špičkovou kvalitu.

Pokud u vás v podniku o zavádění Shop Floor managementu teprve uvažujete, máte možnost se více informací dozvědět na mém semináři 23. 9. v Praze. Bližší informace naleznete zde.

PhDr. Vladimír Hřebíček
trenér a konzultanta
metod lean managementu